Secretos para una implementación exitosa

Desde una plataforma existente hasta desarrollo a la medida, es fundamental conocer los pasos que debes seguir para lograr una implementación exitosa de una nueva herramienta.

Capacitación inicial

Uno de los puntos más dominados por las plataformas existentes, y en su contraparte de los más olvidados por las fábricas de software.

Plataformas existentes

Cuando contratas una plataforma de SAAS (Software As A Service), casi siempre encontrarás que la misma cuenta con 2 tipos de capacitación:

1. Onboarding: Suele tener un costo adicional para el contratante. Es importante grabar las sesiones a que estas no se repiten.


2. Video tutoriales: Pequeños videos que suelen mostrar como utilizar características muy específicas de la plataforma. La mayoría estas plataformas se enfocan en sus características más valiosas, aquellas conocidas como ventajas competitivas.

El principal reto a superar será el adaptar el flujo de trabajo de tu empresa al de la plataforma, así como encontrar una equivalencia en los términos usados por tu personal vs los usados por la plataforma.

Dependiendo de la popularidad de la plataforma, es probable que la misma comunidad sea quien aporte con video tutoriales más dedicados a sacar mejor provecho como combinar distintas funciones para lograr objetivos más complejos.

Desarrollo a la medida

Las fábricas de software, en su mayoría, suelen olvidar la capacitación inicial a los usuarios ya que para estas empresas no les aporta gran retribución. Por otro lado, otras suelen dar cursos de introducción un tanto más limitados. Algunos puntos a resaltar son:

1. Manuales de usuario: Pocas empresas hacen entrega de dichos documentos, y en su mayoría se encuentran orientados a la navegación a través de la plataforma y no a explotar las funcionalidades.


2. Capacitación: Algunas fábricas de software brindan capacitación inicial, misma que debe ser documentada por el usuario para poder transmitir el conocimiento. Esta metodología también se encuentra en SAAS como SAP B1.

Pese a la desventaja con las SAAS en el ámbito de capacitación introductoria, a los usuarios puede resultarles más fácil aprender a utilizar un desarrollo a la medida porque esta diseñado al 100% con las reglas de negocio, y terminología, usadas por el contratante.

De cualquier forma es importante que, como contratante, se incluya la capacitación inicial como parte del alcance del desarrollo así como contemplar el periodo que se requerirá para ello.

La mejor recomendación es el grabar las capacitaciones. Otro secreto es involucrar a los usuarios finales en el diseño de la solución, ya que a medida que se avanza en el proyecto, los usuarios van familiarizándose con la interfaz.

Para ambos casos, es preciso contar con un índice que permita a los usuarios consumir el material de introducción. Ello también debe involucrar pruebas que los usuarios deben aprobar con el objetivo de asegurarse de que la capacitación no fue ignorada por el usuario.

Capacitación continua

En ambos tipos de plataforma, se debe generar un programa de capacitación continua cuyo objetivo sea el dar a conocer a los usuarios de funciones que probablemente desconocen.

Aquí existe una gran área de oportunidad tanto para las fábricas de software como para las plataformas SAAS, ya que a través del análisis de uso de sus aplicaciones se puede saber si los usuarios se encuentran utilizando la herramienta de la forma que fue diseñada.

En desarrollos a la medida resulta más complejo que existan capacitaciones posteriores a la entrega del proyecto debido a la carga de trabajo que representa estar con una continua carga de trabajo sobre proyectos nuevos. Por ello lo mejor es considerar igualas que brinden al contratante horas al mes que puedan utilizarse con fines de capacitación.

La aplicación de pruebas prácticas de conocimiento es la mejor recomendación que se puede dar a los contratantes.

Actualizaciones

En plataformas SAAS el contratante no debe preocuparse por actualizaciones porque dichas plataformas son actualizadas y corregidas constantemente.

En los desarrollos a la medida, solo la corrección de bugs dentro del alcance del proyecto suelen ser sin costo. Pero actualizaciones al flujo de la aplicación, o nuevas funcionalidades, suelen tener un costo adicional.

Uno de los secretos que podemos dar a las fábricas de software es ofrecer a los usuarios planes de actualizaciones y mejora continúa, mismos que pueden formar parte de las igualas de mantenimiento.

Escalabilidad de la aplicación

Primero debemos aclarar qué se entiende por escalabilidad. La escalabilidad es el poder contar con flujos de trabajo dinámicos que puedan ser configurados a través de la misma plataforma.

En plataformas SAAS resulta difícil conocer la escalibilidad de la misma sin antes haberla probado, o incluso utilizando los periodos de prueba que suelen brindar. Pese a ello, las herramientas más populares suelen serlo debido a que permiten al usuario crear sus propios flujos.

Las fábricas de software suelen ignorar el tema de la escalabilidad porque persiguen obejtivos puntuales dictados en la alta de requerimientos. Este punto va de la mano con el anterior que refiere a las actualizaciones.

La falta de visión, así como de inexperiencia en la arquitectura, suelen ser factores de la falta de dinamismo de las herramientas. Otro factor es el tiempo, ya que desarrollar flujos dinámicos toma más tiempo en la etapa de desarrollo.

Asignar a un dueño del proceso

Sin importar el tipo de herramienta, asignar a un dueño del proceso por parte del contratante siempre es lo mejor que se pueden hacer.

El usuario asignado tomará con otro nivel de responsabilidad de la implementación de la plataforma, ya que formará parte de sus funciones principales.

Estos son los puntos claves, o secretos, que te ayudarán a asegurar implementar cualquier herramienta.